Podstawowym wymaganiem dla stanowiska specjalisty do spraw administracyjnych jest wykształcenie wyższe w zakresie administracji, prawa lub zarządzania i marketingu. W związku z tym, że praca wymaga biegłego posługiwania się pogłębioną wiedzą merytoryczną oraz umiejętności zastosowania jej w praktyce, kursy lub szkolenia są niewystarczające. Natomiast świetnie sprawdzają się w roli czynnika dokształcającego.
Specjalista administracyjny musi mieć wysoko rozwinięte zdolności organizacyjne i potrafić wykonywać kilka zadań jednocześnie. Niezbędna jest systematyczność, skrupulatność, chęć podejmowania inicjatywy, a także rozwinięte zdolności interpersonalne.
Pracownik na tym stanowisku powinien potrafić pracować z jednej strony samodzielnie, a z drugiej współpracując w grupie. Musi także umieć obsługiwać podstawowe programy komputerowe, minimalnie pakiet Microsoft Office, a zwłaszcza Excel. Pomocne będzie również opanowanie podstaw rachunkowości i księgowości, posiadanie czynnego prawa jazdy kategorii B oraz znajomość języków obcych, przynajmniej języka angielskiego w mowie i piśmie.
Przedsiębiorczość oraz umiejętność zarządzania budżetem mogą okazać sporymi atutami, podobnie jak myślenie analityczne, oparte na wnioskowaniu oraz trafnym dostrzeganiu prawidłowości przyczyna – skutek.