Archiwista/archiwistka

1) prowadzenie archiwum zakładowego w systemie wskazanym przez pracodawcę poprzez realizowanie zadań o których mowa w załączniku nr 6 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. nr 14 poz. 67) w szczególności poprzez: - przejmowanie dokumentacji spraw zakończonych z poszczególnych komórek organizacyjnych, - przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji, - prowadzenie ewidencji udostępniania dokumentacji, - przeprowadzanie skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym, - porządkowanie dokumentacji w archiwum zakładowym, - udostępnianie przechowywanej dokumentacji, - wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej, - przeprowadzanie kwerend archiwalnych, czyli poszukiwanie w dokumentacji niezbędnych informacji na temat osób, zdarzeń czy problemów,- przeprowadzanie procedury brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, - inicjowanie brakowania dokumentacji, udział w jej komisyjnym brakowaniu i przekazanie wybrakowanej dokumentacji do zniszczenia, po uprzednim uzyskaniu zgody archiwum państwowego, - przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego, - sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji archiwum zakładowego, - współpraca z pracownikami Urzędu w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją archiwalną, - prowadzenie ewidencji wyników pomiarów temperatury i wilgotności powietrza w archiwum, 2) zabezpieczanie środków finansowych w budżecie Gminy na bieżące prowadzenie archiwum zakładowego znajdującego się w siedzibie Urzędu Gminy Pruszcz Gdański oraz na wynajmowanie pomieszczeń, w których przechowywane są dokumenty archiwalne wytworzone przed datą utworzenia archiwum zakładowego w nowej siedzibie Urzędu Gminy Pruszcz Gdański (w Juszkowie), 3) pełnienie roli koordynatora czynności kancelaryjnych w urzędzie, 4) dbanie o ład i porządek oraz estetyczny wygląd archiwum, 5) realizacja powierzonych zadań wynikających z uchwały Rady Gminy Pruszcz Gdański w sprawie budżetu, a w szczególności: a) wydatkowanie środków finansowych zgodnie z planem wydatków, obowiązującymi przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi obowiązującymi w Urzędzie Gminy, b) sporządzanie w powierzonym zakresie projektów porozumień, projektów umów, których stroną jest Gmina Pruszcz Gdański, c) angażowanie środków budżetowych obciążających plan finansowy w/w wydatków na dany rok budżetowy, opisywanie faktur za wydatkowane środki w ramach powierzonych czynności, d) realizowanie (w powierzonym zakresie) zawartych umów, porozumień, których stroną jest Gmina Pruszcz Gdański, 6) wykonywanie czynności kancelaryjnych w systemie obowiązującym w Urzędzie Gminy oraz na zasadach określonych w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 nr 14 poz. 67), a w szczególności: a) zakładanie i prowadzenie teczek spraw, b) znakowanie spraw, c) przechowywanie teczek aktowych, d) przekazywanie teczek aktowych do archiwum zakładowego, 7) wykonywanie czynności (w zakresie realizowanych zadań) związanych z dostępem do informacji publicznej, o których mowa w ustawie z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej, 8) wykonywanie czynności (w zakresie realizowanych zadań), o których mowa w ustawie z dnia 11 lipca 2014 r. o petycjach, 9) stosowanie wewnętrznych zasad obiegu dokumentów, 10) prowadzenie sprawozdawczości w powierzonym zakresie, 11) udział w pracach zespołów wyznaczonych przez Wójta Gminy Pruszcz Gdański, 12) udział w spotkaniach wskazanych przez przełożonych, 13) zastępstwo w ramach referatu w zakresie opisywania faktur, 14) zastępstwo w zakresie wprowadzania korespondencji przychodzącej do elektronicznego obiegu dokumentów i jej wstępne rozdzielanie do merytorycznych referatów oraz na samodzielne stanowiska pracy, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz procedurami obowiązującymi w Urzędzie, 15) wykonywanie innych poleceń bezpośredniego przełożonego oraz przełożonego wyższego szczebla (jeżeli nie są sprzeczne