Specjalista ds. administracyjnych

Koordynator / Koordynatorka ds. Serwisu i Logistyki

Miejsce pracy: Gdynia

Opis stanowiska:

Obsługa i aktualizacja zleceń serwisowych w wewnętrznym systemie ERP.
Uzgadnianie szczegółów realizacji usług i harmonogramów z agentami oraz superintendentami.
Kontrola przebiegu procesów i zapewnianie ich terminowego domykania.
Organizacja wyjazdów serwisowych poprzez rezerwację lotów, noclegów oraz transportu.
Nadzór nad kompletnością dokumentacji podróżnej oraz rozliczanie wydatków delegacyjnych.
Przygotowywanie planów podróży i weryfikacja dokumentów kosztowych.
Sprawdzanie i procesowanie faktur oraz zleceń wyjazdowych.
Administrowanie polisami ubezpieczeniowymi oraz kontakt z partnerami branżowymi.
Kontrola ewidencji czasu pracy, grafików urlopowych i innych nieobecności.
Przygotowywanie zestawień i raportów rozliczeniowych na potrzeby współpracy z klientami.
Zbieranie danych pomiarowych oraz dystrybucja raportów w obszarze Condition Monitoring.
Reagowanie na zgłoszenia ze statków i przekierowywanie zapytań do zespołu analitycznego.
Operacyjna współpraca z kluczowymi działami wewnątrz organizacji.

Wymagania:

Biegłość w posługiwaniu się językiem angielskim w środowisku biznesowym.
Umiejętność analitycznego myślenia oraz sprawnego wyciągania wniosków.
Doskonałe kompetencje komunikacyjne i wysoka kultura biznesowa.
Zdolność do efektywnego zarządzania własnym czasem i zadaniami.
Proaktywne podejście do usprawniania codziennych procedur.
Swoboda w pracy z programami pakietu MS Office.
Aktywne prawo jazdy kat. B.
Gotowość do poznania branży morskiej lub dotychczasowe zainteresowanie tą tematyką.

Oferujemy:

Prosimy o dopisanie klauzuli: Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych w procesie rekrutacji.

Koordynator / Koordynatorka ds. Serwisu i Logistyki