W zawodzie specjalisty ds. administracyjnych bardzo ważnym elementem każdego dnia pracy jest odpowiednia organizacja obowiązków i zadań przeznaczonych do realizacji. Niezbędnym atrybutem każdego dobrego specjalisty powinien być terminarz lub kalendarz, w którym każdy kolejny dzień pracy jest szczegółowo opisany i rozplanowany. W obecnych czasach kalendarze papierowe zastępowane są przez telefony, tablety lub palmtopy, które dzięki swoim niewielkim rozmiarom i funkcjonalności stanowią świetne narzędzie do pracy.
Zakres obowiązków każdego specjalisty jest bardzo rozbudowany, specjalista ds. administracyjnych Tarnów, stąd podstawą są odpowiednie umiejętności organizacyjne, spokój, cierpliwość i dokładność. Zaleca się, by każdy nowy dzień pracy rozpocząć od krótkiego przeanalizowania czekających nas zadań i obowiązków oraz opracowania ogólnego planu pracy. Przykładowo: od godziny 9.00 do 10.00 – korespondencja, 10.00 – 11.00 – spotkanie organizacyjne ze współpracownikami, 11.00 – 11.30 wypełnianie dokumentacji sprzedażowej itd. Oczywistym jest, że idealne przestrzeganie planu pracy jest niemal niemożliwie, jego sporządzenie umożliwia jednak sprawowanie kontroli nad wszystkim, co dzieje się w danym dniu pracy. Mając chwilę czasu między 9.00 a 10.00 można zająć się zajęciami przewidzianymi na późniejsze godziny pracy, przez co można wygospodarować chwilę czasu na odpoczynek lub szybki lunch ze współpracownikami.