Obowiązki Specjalisty ds. Administracyjnych

Czym w swojej pracy zajmuje się osoba na stanowisku Specjalisty ds. Administracyjnych? Jest to chyba jedno z nielicznych stanowisk, w przypadku których oficjalnie spisany zakres obowiązków potrafi być mocno przekroczony. Dlaczego tak się dzieje? Ano dlatego, że każda nowa sprawa, która wpływa do firmy, przechodzi przez Dział Administracji. Niezależnie od tego, czy jest to oferta handlowa, CV w odpowiedzi na ofertę pracy, propozycja współpracy barterowej czy też oferta świadczenia usług. Każda sprawa wpływa na ogólny adres mailowy, który podany jest na firmowej stronie internetowej w zakładce “kontakt”. Każdy mail musi być przez niego przeczytany, zweryfikowany i albo przesłany do innego działu w organizacji, albo udziela odpowiedzi mailowej.

Pracownik Działu Administracyjnego obsługuje również bieżącą pocztę a także przyjmuje przesyłki kurierskie. Obsługuje również kontrahentów i klientów, którzy przychodzą na spotkania biznesowe do przedsiębiorstwa. Jako pierwsza linia kontaktu z firmą, zajmują się również kandydatami, którzy przychodzą na rozmowy w sprawie pracy. Zawsze proponują coś do picia, informują, gdzie można odwiesić płaszcz, a także oferują miejsce, w którym można na spokojnie poczekać przed odbyciem rozmowy. Obsługa kontrahentów i kandydatów do pracy zazwyczaj przypada osobom pracującym na Recepcji. A jak wiadomo, Recepcja również przynależy do Działu Administracyjnego.

Ponadto pracownicy administracyjni odpowiadają za bazy danych, ich bieżącą aktualizację oraz dbanie o to, aby nieaktualne dane były usuwane. Zajmują się również organizowaniem wszelkich uroczystości firmowych. Trzymają pieczę nad zakupami. Wybierają dostawców. Kontrolują stan obecności pracowników także urlopy.