Kompleksowa obsługa gości oraz zarządzanie recepcją, w tym rejestrowanie wizyt, wydawanie kart dostępu oraz dbanie o estetykę i profesjonalny wizerunek strefy wejściowej;
Zarządzanie rezerwacjami sal konferencyjnych wraz z koordynacją zaplecza technicznego, usług cateringowych oraz zamawianiem posiłków dla uczestników spotkań;
Obsługa połączeń telefonicznych oraz zarządzanie korespondencją, obejmujące przyjmowanie, sortowanie i dystrybucję przesyłek kurierskich oraz poczty wewnętrznej;
Wsparcie administracyjne w procesie obiegu dokumentów, w szczególności poprzez monitorowanie dedykowanej skrzynki e-faktura i ścisłą współpracę z działem finansowym;
Nadzór nad stanami magazynowymi artykułów biurowych i spożywczych, w tym bieżące monitorowanie zapotrzebowania oraz realizowanie zamówień u dostawców;
Koordynowanie pracy serwisu sprzątającego, monitorowanie jakości wykonywanych usług oraz dbanie o utrzymanie czystości w przestrzeniach wspólnych;
Zapewnienie sprawności urządzeń biurowych poprzez bieżącą kontrolę sprzętu, zgłaszanie usterek oraz utrzymywanie kontaktów z serwisami zewnętrznymi;
Weryfikacja i kontrola dostępu do obiektu, polegająca na sprawdzaniu uprawnień osób wchodzących oraz aktualizacji list wejść we współpracy z działem HR i ochrony.
Wymagania:
Dyspozycyjność od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00-16:00 lub 7.00 – 15.00;
Znajomość języka angielskiego na poziomie umożliwiającym swobodną komunikację;
Doświadczenie w pracy z narzędziami MS Office (w szczególności Excel, Word oraz PowerPoint);
Wysoka kultura osobista;
Łatwość w nawiązywaniu relacji interpersonalnych;
Umiejętność efektywnego ustalania priorytetów przy realizacji wielu projektów równolegle.
Mile widziane:
Praktyczna wiedza zdobyta na pokrewnym stanowisku.
Oferujemy:
Stabilne zatrudnienie w ramach umowy o pracę w międzynarodowej organizacji;
Pracę od poniedziałku do piątku od 8.00 do 16.00;
Atrakcyjny pakiet socjalny m.in. prywatną opiekę medyczną, Multisport, bony na święta (wg regulaminu), ubezpieczenie na życie;
Płatny program poleceń pracowniczych;
Program Wsparcia Pracowników – indywidualna pomoc z zakresu psychologii, prawa i finansów dostępna 24/7;
Nauka języków obcych – darmowa platforma lub lekcje z lektorem;
Dodatkowe dni wolne na wolontariat i badania profilaktyczne.
