Szeroko rozpowszechniony termin „specjalista ds. administracji” jest wszystkim doskonale znany. Gdy jednak głębiej zastanowimy się nad jego znaczeniem i postanowimy odpowiedzieć sobie na pytanie: czym tak naprawdę zajmuje się osoba na tym stanowisku?, możemy poczuć się zagubieni. Nic w tym dziwnego, bowiem specjalista od spraw administracyjnych ma pod sobą niezmierzone pole obowiązków do wykonania.
Osoba, aplikująca na opisywane stanowisko, w większości przypadków musi posiadać wykształcenie wyższe. Najbardziej stosownymi kierunkami są: administracja, prawo, zarządzanie oraz finanse i rachunkowość. Same nazwy kierunków studiów mówią nam wiele o specyfice pracy na tym stanowisku i pośrednio określają zakres obowiązków.
Specjalista ds. administracji pomaga w zarządzaniu firmą, spółką, instytucją, urzędem lub określonym działem. Co to oznacza w praktyce? Przede wszystkim konieczność doskonałej organizacji pracy biura, a zatem nie tylko nadzór nad przestrzeganiem określonych norm, ale również samodzielne tworzenie standardów organizacyjnych. Zarządzanie komunikacją wewnętrzną i zewnętrzną biura, zaopatrywanie biura w niezbędne narzędzia pracy, współpraca z podwykonawcami, to tylko niektóre z licznych obowiązków.
Poza nimi, specjalista administracyjny musi wykazywać się umiejętnościami zarządzania księgowością, systemami informatycznymi, prowadzenia baz danych oraz tworzenia różnorodnych raportów i zestawień. Nie bez znaczenia są również kompetencje miękkie, gdyż pracownik administracyjny nierzadko odpowiada za sprawny przepływ informacji i podtrzymywanie dobrych relacji ze współpracownikami.